Nebenkostenabrechnung prüfen: Fristen und Belege im Blick

Eine Nebenkostenabrechnung sollten Mieter auf Zeitraum, Verteilerschlüssel, einzelne Kosten und angerechnete Vorauszahlungen prüfen. Nach § 556 BGB muss der Vermieter grundsätzlich spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums abrechnen. Nach Zugang haben Mieter in der Regel ebenfalls zwölf Monate Zeit, Einwendungen mitzuteilen. Wer Unstimmigkeiten findet, kann Belegeinsicht verlangen und sollte Fristen schriftlich festhalten.

Diese Fristen gelten für die Abrechnung

Der Abrechnungszeitraum umfasst meist ein Kalenderjahr, kann aber vertraglich anders festgelegt sein. Er darf grundsätzlich höchstens zwölf Monate betragen. Nach seinem Ende hat der Vermieter weitere zwölf Monate, um die Abrechnung mitzuteilen. Endet der Zeitraum am 31. Dezember, muss die Abrechnung daher grundsätzlich bis zum 31. Dezember des Folgejahres zugehen.

Kommt die Abrechnung verspätet, kann der Vermieter eine Nachforderung grundsätzlich nicht mehr verlangen. Eine Ausnahme gilt, wenn er die Verspätung nicht zu vertreten hat. Ein Guthaben des Mieters bleibt dagegen grundsätzlich auch bei verspäteter Abrechnung auszuzahlen.

Nach Zugang der Abrechnung haben Mieter grundsätzlich zwölf Monate Zeit, Einwendungen mitzuteilen. Die Frist läuft ab dem Zugang, nicht ab dem Ende des Abrechnungszeitraums. Einwendungen sollten nachvollziehbar und am besten nachweisbar schriftlich übermittelt werden. Wer Belegeinsicht benötigt, sollte sie frühzeitig anfordern, damit die Prüfung innerhalb der Frist möglich bleibt.

Welche Kosten und Beträge lassen sich prüfen?

Umlagefähig können Betriebskosten sein, die im Mietvertrag wirksam vereinbart sind und laufend für den bestimmungsgemäßen Gebrauch des Gebäudes entstehen. Dazu zählen häufig etwa Grundsteuer, Wasser, Heizung, Müllabfuhr, Gebäudereinigung und Gartenpflege. Welche Positionen im konkreten Mietverhältnis abgerechnet werden dürfen, hängt jedoch vom Vertrag und den Umständen ab.

Verwaltungskosten sowie Instandhaltungs- und Reparaturkosten sind grundsätzlich keine Betriebskosten, die einfach auf Mieter umgelegt werden können. Eine ungewöhnliche oder unklare Bezeichnung sollte Anlass sein, nach der zugrunde liegenden Leistung und dem Verteilerschlüssel zu fragen.

Prüfen Sie auch die Rechenwege: Stimmen die Gesamtkosten je Position, der angewandte Umlageschlüssel und der eigene Anteil? Wurde ein vereinbarter Maßstab wie Wohnfläche, Verbrauch oder Personenzahl verwendet? Bei Heiz- und Warmwasserkosten sind die Verbrauchswerte und die dazugehörigen Ableseangaben wichtig.

Zum Schluss werden die auf den eigenen Haushalt entfallenden Kosten mit den geleisteten Vorauszahlungen verrechnet. Eine Nachforderung ist nicht automatisch ein Fehler; ein Guthaben oder eine Nachzahlung sollte sich aber aus den aufgeführten Beträgen rechnerisch ergeben. Vergleichen Sie die Vorauszahlungen mit Ihren Kontoauszügen und prüfen Sie, ob alle Zahlungen für den abgerechneten Zeitraum berücksichtigt wurden.

Belegeinsicht hilft bei offenen Fragen

Mieter dürfen grundsätzlich die Belege einsehen, auf denen die Abrechnung beruht. Dazu können Rechnungen, Gebührenbescheide, Ableseunterlagen und Nachweise über geleistete Zahlungen gehören. Bitten Sie den Vermieter konkret um Einsicht in die Unterlagen zu den Positionen, die Sie nachvollziehen möchten.

Die Einsicht findet üblicherweise nach Absprache statt. Wenn eine Anreise zumutbarerweise nicht möglich ist oder besondere Umstände vorliegen, kann die Frage nach Kopien oder einer anderen Form der Einsicht relevant werden. Entstehende Kopierkosten und die konkrete Bereitstellung sollten Sie mit dem Vermieter klären.

Notieren Sie bei der Prüfung, welche Position Sie hinterfragen und welcher Beleg fehlt oder welche Abweichung Ihnen auffällt. So lässt sich eine Rückfrage präzise stellen. Belegeinsicht ersetzt nicht automatisch eine fristgerechte Einwendung; die Frist sollte deshalb unabhängig davon im Blick bleiben.

In welcher Reihenfolge prüfen Sie die Abrechnung?

1. Zeitraum und Zugang notieren: Stimmen Abrechnungszeitraum und Zustellungsdatum? Liegt die Abrechnung innerhalb der Frist des Vermieters?
2. Vertrag heranziehen: Welche Betriebskosten und welcher Umlageschlüssel sind vereinbart?
3. Positionen durchgehen: Sind die Kosten verständlich bezeichnet und grundsätzlich dem laufenden Betrieb zuzuordnen?
4. Anteil nachrechnen: Stimmen Gesamtbetrag, Umlageschlüssel, Wohnfläche oder Verbrauchswerte und der ausgewiesene eigene Anteil?
5. Vorauszahlungen abgleichen: Sind alle Zahlungen für den Zeitraum berücksichtigt und ergibt sich daraus die verlangte Nachzahlung oder das Guthaben?
6. Fragen schriftlich stellen: Belegeinsicht verlangen und konkrete Unklarheiten dokumentieren. Einwendungen innerhalb der maßgeblichen Frist mitteilen.

Bewahren Sie Abrechnung, Mietvertrag, Zahlungsnachweise und den Schriftwechsel zusammen auf. Bei einer Nachforderung kann es sinnvoll sein, die Zahlungspflicht und mögliche Folgen einer Zurückhaltung vorab beraten zu lassen, statt eigenmächtig Beträge abzuziehen.

Wann Mieterverein oder Rechtsberatung sinnvoll sind

Hilfe ist besonders nützlich, wenn eine hohe Nachforderung im Raum steht, die Abrechnung verspätet eingegangen ist, wichtige Belege fehlen oder der Vermieter Einwendungen zurückweist. Ein Mieterverein kann die Unterlagen anhand der Mitgliedschaftsbedingungen prüfen und beim Formulieren einer Anfrage helfen. Bei erheblichen Beträgen, laufenden Fristen oder einem möglichen Rechtsstreit kommt auch eine anwaltliche Beratung infrage.

Die Regeln aus § 556 BGB geben einen allgemeinen Rahmen. Mietvertrag, Abrechnungsart, Zugang und mögliche Ausnahmen können das Ergebnis im Einzelfall beeinflussen. Prüfen Sie deshalb die konkrete Vertragslage und holen Sie bei Unsicherheit rechtzeitig fachlichen Rat ein.

Quelle: Gesetze Im Internet